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21 octubre, 2020

Reuniones Online Productivas

Con la situación de la Pandemia el trabajo a distancia y las reuniones online se han convertido mas que en una fantasía, en una realidad.

Muchas empresas antiguas han cambiado su manera de funcionar y las áreas de tecnología, que desde hace un tiempo venían pidiendo cambios en su metodología de trabajo, han cobrado un protagonismo esencial, ya que es necesario garantizar el funcionamiento de las empresas, aun con las personas desde las casas. Claramente esta situación fue un desafío para múltiples empresas, ya que está imponiendo nuevas culturas de trabajo y nos hace cuestionar el como medir la productividad del empleado.

Uno de los inconvenientes en las empresas al inicio de la pandemia eran las “Reunionitis”, este término se utiliza para aquellas reuniones que son improductivas en aproximadamente el 40 % del tiempo que conlleva, ya que el líder de la reunión se extiende al momento de hablar y no toman las decisiones.

Al momento de implementar el home-office estas reuniones se pueden extender por horas y de igual forma continúan siendo improductivas. Es por esto por lo que deseamos mostrar las ventajas que conllevan los encuentros on-line y ciertos tips para hacer de las reuniones productivas.

Ventajas de las reuniones Online

VENTAJAS DE LAS REUNIONES ONLINE

  • Se puede grabar: Esta función es útil no solo como un testimonio de la existencia de la reunión, si no para llevar un control de los temas tratados y las decisiones tomadas.
  • Compartir documentos y corregirlos grupalmente en el momento: Esto es de vital valor pues se accede a la información en tiempo real.
  • Agendas más fluidas: La invitación que da el formato online es no perder el tiempo e ir al asunto directamente y establecer acuerdos.
  • Control de la palabra: Con esto se puede evitar interrupciones al momento de hablar pues se permite silenciar micrófonos e incluso el video de cada participante.

TIPS PARA HACER REUNIONES ONLINE PRODUCTIVAS 

tips para mejorar tus reuniones online


1. PREPARA EL TEMA
Es importante saber que temas se abordaran en la reunión para poder preparar los soportes de cada tema. Es importante tener en la reunión un chat para recoger inquietudes de los demás y poder tratarlas durante la misma.

2. ENVIAR INVITACIONES
Esto permite que cada miembro pueda organizar su agenda o calendario virtual, es común ver que este tipo de invitaciones incluyen el código y el link directo para acceder a la reunión.

3. ENTORNO FÍSICO
No hay nada mas incomodo que tener ruidos de fondo, es importante evitar este tipo de distracciones, cosas como tener música a alto volumen o cualquier otro ruido que pueda dispersar e incluso afectar negativamente a los participantes.

4. CELULARES SILENCIADOS
En estos casos es común tenerlo a la mano en caso de emergencia, sin embargo, se sugiere que este en modo silencio o vibrador, para evitar molestias durante la reunión.

5. PLATAFORMAS ADECUADAS
Se recomiendan plataformas como Zoom, Microsoft Teams, Hangouts o Skype, ya que estas se caracterizan por su estabilidad, flexibilidad, practicidad y por tener varias presentaciones.

6. PREPARAR A LAS PERSONAS
Es importante que los participantes sepan de ante mano la duración y horario de la reunión y los temas principales a tratar, de esta manera, te aseguras de que las personas estén dispuestas a participar.

7. CUMPLIR EL HORARIO ESTABLECIDO
Se sugiere que el líder de la reunión procure establecer tiempos para cada tema, para así poder cumplir el horario establecido.

8. DETERMINAR EL LIDER DE LA REUNION
El líder de la reunión puede ser el responsable del equipo o puede ser un rol rotativo dependiendo del asunto a tratar.

9. CONFIDENCIALIDAD
Tanto en las reuniones presenciales como en las virtuales existen aspectos de confidencialidad, es importante que en este tema el área de tecnología garantice aspectos de seguridad de datos y sugiera las mejores tecnologías.

10. ILUSTRAR IDEAS
Se recomienda que la reunión sea entretenida, rica y dinámica. Lo anterior se puede lograr mediante manifestaciones visuales, auditivas y kinestésicos. Es esencial asegurarte que tu mensaje le llego a cada participante para ellos puedes realizar preguntas como ¿Cómo vamos hasta aquí?, ¿Ha quedado claro el punto X para todo el equipo? Motívalos a participar y a preguntar, lo importante es hacer de una reunión claro y concisa.

11. MOSTRAR DOCUMENTOS
Recuerda tener los documentos o links a mostrar a la vista y no olvides practicar la función de compartir pantallas. Lo anterior permitirá tener una reunión con el mínimo de error.

12. TOMAR NOTAS
A pesar de que la reunión este grabada, se sugiere tomar notas y hacer una minuta de los temas tratados, las decisiones tomadas y los responsables. Así tendrás un mejor seguimiento. Es recomendable tener estas notas en un sistema compartido ya sea el servidor corporativo, Dropbox, Drive, entre otros.

Si deseas que te acompañemos en este proceso de cambio, en Alpes Solutions encontrarás un grupo de profesionales siempre dispuestos a ayudar, no dudes en contactarnos.

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